Tout savoir sur le contrôle fiscal en entreprise

Qu’est-ce qu’un contrôle fiscal en entreprise ?

Chaque société, qu'elle soit grande ou petite, mais aussi les entreprises individuelles, peut être soumise à une vérification approfondie de sa comptabilité. L'objectif de cette procédure est d'aider l'État à prévenir la fraude fiscale et à intervenir en cas de besoin. Dans ce contexte, nous allons explorer les intentions sous-jacentes de l'administration fiscale et expliquer le fonctionnement d'un contrôle fiscal en entreprise.

 

Objectif et définition du contrôle fiscal

Toutes les entreprises sont tenues de soumettre différentes déclarations de revenus à l'administration fiscale. Cette soumission inclut des déclarations de TVA, d'impôt sur les sociétés, d'impôt sur le revenu, de CVAE, et bien d'autres. L'administration fiscale a le devoir (et le pouvoir) de surveiller attentivement les informations fournies dans ces déclarations. Dans le cadre de cette surveillance, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) organise des audits, communément appelés contrôles fiscaux, dans le but de détecter d'éventuelles violations des lois fiscales. Elle distingue ensuite ces infractions entre celles commises de manière involontaire et celles délibérées.

 

Les différents types de contrôles fiscaux

Le premier scénario implique un contrôle sur pièce, une procédure qui se déroule généralement en toute discrétion, sans que le contribuable en soit averti, surtout si aucune irrégularité n'est suspectée.

En ce qui concerne la vérification de comptabilité, avec l'avènement des systèmes informatisés de comptabilité, deux méthodes de contrôle fiscal coexistent. D'une part, l'inspecteur peut se rendre physiquement sur les lieux de l'entreprise pour effectuer les vérifications en se basant sur la documentation mise à sa disposition. D'autre part, il peut mener un audit comptable à distance depuis son bureau. Voici le détail de ces deux approches du contrôle fiscal en entreprise.

 

Quel est le délai de prescription du droit de reprise ?

Les dispositions du Livre des Procédures Fiscales, précisément les articles L168 à L189, établissent les délais dans lesquels l'administration fiscale française peut corriger les erreurs ou omissions détectées lors d'un contrôle fiscal. C’est ce que l’on appelle communément le délai de prescription.

Il est important de noter que ce délai varie en fonction de l'impôt en question, qu'il s'agisse de la TVA, des impôts locaux, de l'impôt sur le revenu, et ainsi de suite. En ce qui concerne l'imposition des revenus et du chiffre d'affaires des entreprises, l'administration fiscale a la possibilité d'intervenir jusqu'à trois années en arrière, c'est-à-dire jusqu'à la fin de la troisième année suivant l'année d'imposition.

L'administration fiscale a également pour mission de vérifier l'intégrité des entreprises, en particulier lorsque celles-ci bénéficient de crédits d'impôt. À cet égard, l'examen de la comptabilité, une pratique courante, peut également être soumis à l'observation de Bercy et du service des impôts.

 

Comment se passe un contrôle fiscal en entreprise ?

Ces audits ne sont jamais une expérience agréable. Cependant, acquérir une compréhension approfondie des étapes et du déroulement d'une vérification de comptabilité peut considérablement aider à se préparer, tant sur le plan pratique que mental.

 

Avant le contrôle : avis de préparation et de vérification

Le courrier recommandé tant redouté est finalement arrivé, annonçant le lancement de la vérification de votre comptabilité. Il est important de noter que le contrôleur doit attendre au moins deux jours ouvrés après la réception de cet avis avant de pouvoir entamer son intervention. Ce délai minimal vous donne l'opportunité de vous organiser et, si nécessaire, de consulter un conseiller. Profitez de cette période pour rechercher et vérifier scrupuleusement tous les documents liés à vos comptes bancaires mentionnés dans l'avis de vérification fiscale.

 

Les travaux de contrôle

Lors de votre première rencontre avec l'inspecteur, vous recevez la liste complète des pièces justificatives requises ainsi que le calendrier détaillant les jours de présence prévus dans votre entreprise.

Avec l'avancée de la digitalisation, il est de plus en plus courant d'avoir accès à une plateforme sécurisée où vous pouvez télécharger les documents numérisés et les fichiers requis. De cette manière, le vérificateur peut effectuer une partie de son travail depuis son bureau et se rendre périodiquement dans l'entreprise pour effectuer des contrôles ou discuter des documents reçus.

À la fin des vérifications, le contrôleur organise une réunion de synthèse pour vous présenter ses observations. C'est le moment opportun pour vous d'apporter des éléments complémentaires ou des objections, si vous le jugez nécessaire. Parfois, il peut être avisé d'attendre avant de prendre des décisions définitives.

 

Proposition de rectification et suite de la procédure

En l'absence d'infractions ou d'omissions constatées par rapport à la législation fiscale, le contrôle fiscal se termine. Cependant, si des irrégularités sont relevées, l'entreprise recevra une proposition de rectification. Vous disposez alors de 30 jours pour y répondre, avec la possibilité de demander un délai d'un mois supplémentaire si nécessaire. Si vous acceptez les corrections proposées, l'administration fiscale vous enverra un avis de recouvrement pour le paiement du complément d'impôt dû. En cas de contestation, l'administration fiscale doit examiner vos observations et y répondre.

 

Pourquoi une entreprise subit-elle un contrôle fiscal ?

En moyenne, une entreprise est soumise à un contrôle de l'administration fiscale tous les neuf ans, et cela peut même se produire trois ans après la liquidation de l'entreprise. Mais quels sont les facteurs et les motifs qui déclenchent un contrôle fiscal ? C'est ce que nous allons explorer dans les prochains paragraphes.

 

Les raisons d’un contrôle fiscal interne

Le contrôle fiscal interne est généralement déclenché sans raison particulière. L'administration fiscale surveille en permanence la cohérence des différentes déclarations qu'elle reçoit. Lorsqu'elle repère des anomalies, elle peut approfondir son enquête en effectuant un contrôle interne. Si nécessaire, ce contrôle interne peut conduire à un contrôle fiscal externe. Cela se produit lorsque des incohérences sont détectées dans les montants déclarés.

Par exemple, dans une entreprise individuelle soumise à l'impôt sur le revenu, le bénéfice déclaré dans les comptes annuels est directement lié aux revenus du foyer fiscal du dirigeant, qui englobent également les revenus du conjoint. Supposons qu'un contrôle interne révèle une incohérence entre le bénéfice de l'entreprise soumise à l'impôt sur le revenu et la déclaration de revenus du foyer fiscal. Une autre forme d'incohérence pourrait être un écart entre le chiffre d'affaires annuel de l'entreprise et les déclarations de TVA.

 

Les raisons d’un contrôle fiscal externe

Un contrôle interne peut éventuellement déclencher un contrôle fiscal externe plus approfondi. Les raisons pour lesquelles une entreprise peut être soumise à un contrôle fiscal externe sont diverses, notamment :

• Directives du Ministère des Finances : Parfois, l'administration fiscale reçoit des directives nationales ou locales du Ministère des Finances, l'incitant à vérifier certains secteurs d'activité spécifiques, comme la restauration ou la construction.
• Opérations internationales : Les entreprises qui mènent des opérations commerciales et financières avec l'étranger, notamment avec des pays à fiscalité avantageuse, peuvent attirer l'attention de l'administration fiscale.
• Rotation de stocks insuffisante : Une rotation de stocks de marchandises trop basse peut susciter des doutes du fisc, qui pourrait penser qu'elle vise à sous-évaluer le stock, réduisant ainsi artificiellement le résultat imposable.
• Contrôle d'un partenaire commercial : Si une entreprise présente des anomalies significatives dans ses comptes de TVA, l'administration fiscale peut décider de contrôler les clients ou les fournisseurs de cette entreprise.
• Dénonciation : Les plaintes d'un client mécontent, d'un concurrent ou d'un employé se sentant lésé peuvent également déclencher un contrôle fiscal, en cas de pratiques de travail jugées illégales.
• Contrôle fiscal précédent : Un contrôle fiscal antérieur peut donner lieu à un second contrôle pour vérifier si l'entreprise a corrigé les anomalies identifiées lors du contrôle précédent.
• Ratios comptables divergents : L'administration fiscale peut être alertée par des écarts significatifs entre les chiffres d'affaires, les bénéfices, et les soldes intermédiaires de gestion de l'entreprise par rapport aux moyennes de son secteur d'activité.
• Incohérence du chiffre d'affaires et des déclarations de TVA : Une incohérence manifeste entre le CA déclaré et les différentes déclarations de TVA peut également déclencher un contrôle fiscal externe.

 

Pourquoi devez-vous préparer un contrôle fiscal ?

La proposition de rectification préparée par l'inspecteur rassemble toutes les anomalies qu'il a identifiées lors de son examen des documents comptables. Un manque de communication ou une mauvaise interprétation peuvent entraîner des coûts financiers supplémentaires, et dans certains cas, des sanctions pour négligence grave. Plus vous vous préparez en amont de l'audit, plus vous augmentez vos chances de réduire le montant de l’éventuel redressement fiscal.

 

La préparation, pour montrer votre sérénité !

Répondre à des questions de l'administration fiscale, parfois très pointues, peut susciter du stress. Cependant, votre comportement, votre calme et votre disposition à collaborer activement sont des atouts considérables. En anticipant soigneusement l'audit, vous pouvez aborder la situation de manière plus détendue, ce qui contribue à créer un environnement favorable avec votre interlocuteur.

 

L’anticipation, pour bien préparer les réponses aux questions

Lorsque vous passez en revue les documents requis par l'inspecteur, prenez le temps de les examiner vous-même avec un regard neuf. En tant que directeur financier, possédant une expertise en comptabilité et fiscalité d'entreprise, il est judicieux de solliciter l'aide de votre responsable comptable. Travaillez ensemble pour anticiper les questions potentielles et préparez des réponses. Si un document manque à l'appel, assurez-vous de préparer une réponse ou de poursuivre vos recherches avant l'arrivée de l'inspecteur.

 

La révision des comptes, pour corriger les erreurs

La préparation d'un contrôle fiscal en entreprise est un processus continu qui s'étend sur toute l'année, à condition que vous disposiez d'une organisation bien établie et de procédures testées par le contrôle interne. Votre compréhension approfondie de la réglementation fiscale vous aide également à éviter les écueils potentiels. Vous pouvez tirer parti des clôtures de bilan, du dossier de révision interne, ainsi que des audits réalisés par les commissaires aux comptes pour examiner et améliorer vos processus. Aujourd'hui, le droit à l'erreur établi par l'administration fiscale permet de détecter et de rectifier des anomalies dans vos déclarations.

 

Éviter les risques majeurs et le redressement fiscal

La préparation d'un contrôle fiscal en entreprise vise à réduire les risques de redressement. Son objectif est de prévenir le rejet de la comptabilité et de minimiser les sanctions pour négligence grave.

 

Rejet de comptabilité

L'administration fiscale peut refuser votre comptabilité si elle ne répond pas au principe de valeur probante. Cette situation se produit lorsque la comptabilité présente de nombreuses irrégularités graves et incontestables, ou si elle est jugée insincère, ne reflétant pas fidèlement la réalité des résultats. C'est une situation particulièrement préoccupante pour une entreprise, car dans ce cas, l'administration fiscale entreprend de recalculer elle-même les bénéfices imposables.

 

Manquement délibéré ou mauvaise foi avérée

La notification du redressement fiscal inclut généralement des pénalités de retard et, en fonction de la gravité de l'infraction, des majorations peuvent également s'appliquer, notamment en cas de manquement délibéré. Pour minimiser ces amendes élevées, il est essentiel de veiller à ne pas répéter les mêmes erreurs qui ont été signalées lors du contrôle fiscal précédent.

 

Comment préparer le contrôle fiscal ?

En pratique, voici quelques actions que vous pouvez entreprendre pour augmenter vos chances de succès lorsqu'un contrôle fiscal se présente dans votre entreprise.

 

Un travail quotidien en comptabilité

Réussir un contrôle fiscal est semblable à une course de fond plutôt qu'à un sprint. L'authenticité, la fiabilité et la conformité de votre comptabilité avec les obligations fiscales requièrent un travail professionnel. Les entreprises dotées d'un contrôle interne efficace et de collaborateurs compétents en matière comptable ont tendance à mieux réussir dans cet exercice.

C'est l'une des responsabilités du directeur financier d'une PME que d'organiser ses services de manière à minimiser les redressements fiscaux. La gestion soignée des justificatifs et des factures, la révision et la mise à jour régulières des pistes d'audit fiables, la vérification du fichier des écritures comptables (FEC), une veille documentaire appropriée, et la prise en compte des avertissements des experts-comptables et des commissaires aux comptes sont autant de mesures qui contribuent à ce succès.

 

Examen de l’avis de vérification

La première étape consiste à vérifier que l'avis reçu contient toutes les mentions obligatoires telles que définies dans le BOFIP. En l'absence de ces mentions, la procédure pourrait être déclarée nulle. Il est également essentiel de s'assurer que la charte du contribuable est incluse dans le courrier.

 

La décision de se faire accompagner par un expert fiscal

Interrogez-vous : compte tenu de votre connaissance de votre entreprise, de ses vulnérabilités, de ses éventuelles lacunes, ainsi que de son secteur d'activité, est-il opportun de faire appel à un conseil externe ? Vous pouvez mandater un expert-comptable de la société ou un expert fiscal pour répondre au vérificateur, agissant en lieu et place du dirigeant, de la première visite à l'entretien contradictoire de synthèse.

 

Choix et nomination des interlocuteurs

La décision quant aux interlocuteurs de l'entreprise qui répondront aux inspecteurs revient au dirigeant. Il peut choisir de s'en charger lui-même, mais cela comporte le risque de ne pas pouvoir gérer de manière autonome les questions spécifiques qui peuvent surgir. Une alternative consiste à mandater, en plus des conseils mentionnés précédemment, un ou plusieurs membres de l'équipe de la société.

Notre recommandation est de limiter le nombre de personnes autorisées à répondre aux inspecteurs. En plus du dirigeant, vous pouvez nommer le Directeur Administratif et Financier (DAF) et/ou le responsable comptable. Le reste de l'équipe financière peut se charger de la préparation des documents sans avoir à rencontrer les inspecteurs directement. Cette approche permet de mieux contrôler l'ensemble de l'information, qu'elle soit écrite ou orale, communiquée pendant le contrôle.

 

Préparer les informations demandées

Dans la préparation et la remise des données aux contrôleurs, adoptez une approche méthodique. Ne fournissez jamais les originaux des documents. Répondez aux demandes sans ajouter d'informations inutiles. Pour chaque année contrôlée, conservez une copie exacte des documents communiqués. Prenez note des commentaires des vérificateurs, car ils peuvent être utiles ultérieurement.

Si certaines informations sont manquantes, envisagez de négocier un délai supplémentaire. En cas de documents définitivement perdus, faites preuve d'honnêteté. Si c’est vraiment arrivé, vous pouvez très bien indiquer que des factures des années 2000 ont été emportées par un incendie dans vos anciens bureaux, par exemple.

 

Préparer l’accueil des contrôleurs

Prévoyez à l'avance l'emplacement où vous recevrez les inspecteurs. Il est primordial de ne pas les installer dans un espace sombre au sous-sol. D'un autre côté, leur laisser la grande salle de réunion de l'entreprise pendant des jours n'est pas non plus une solution idéale. L'emplacement choisi doit offrir un bon équilibre entre confort et fonctionnalité, accessible mais sans être immédiatement adjacent au service comptable, ni complètement exposé dans le hall d'accueil.

 

Maintenir une attitude cordiale

Pendant toute la durée du contrôle fiscal en entreprise, maintenez une attitude positive et proactive. Les inspecteurs sont là pour faire leur travail, et la relation doit rester professionnelle. L'issue de la vérification dépend en partie de la qualité du contact que vous entretenez avec eux, même lorsque vous communiquez par e-mail ou travaillez à distance.

Le contrôle fiscal en entreprise fait partie des missions qu'un Directeur Administratif et Financier (DAF) peut rencontrer plusieurs fois au cours de sa carrière. En agissant de manière professionnelle tout au long de l'année et en préparant minutieusement l'audit avant l'arrivée du vérificateur, les directions financières augmentent leurs chances d'éviter un redressement fiscal substantiel.

 

Quelles sont les conséquences pour le gérant en cas de redressement fiscal ?

Le patrimoine de l'entreprise soumise à l'impôt sur les sociétés et celui de son dirigeant ne sont pas fusionnés. Par conséquent, en cas de redressement fiscal, seuls les intérêts de l'entreprise sont touchés. Cependant, si le contrôle fiscal révèle une fraude fiscale, la responsabilité du dirigeant peut être mise en cause. Dans ce cas, il peut être tenu solidairement responsable, sur le plan pénal, des impôts et des pénalités résultant du redressement fiscal.

 

Se faire accompagner par un avocat fiscaliste pour un contrôle fiscal en entreprise

Présent du début à la fin du contrôle fiscal, l'avocat fiscaliste mandaté pour cette tâche accompagne le dirigeant d'entreprise dans ses interactions avec l'administrateur fiscal. Son rôle en tant que conseiller spécialisé en droit fiscal revêt une importance cruciale, lui permettant d'interagir avec l'expert fiscal mandaté par l'État. Cette approche professionnelle et amicale, renforcée par la présence d'un avocat fiscaliste, contribue à minimiser les conséquences potentielles et facilite la gestion du contrôle fiscal.

 

Ainsi, vous l’aurez compris, un contrôle fiscal n’est pas à prendre à la légère et un avocat fiscal peut vous aider dans la tâche, notamment si vous avez fait de l’optimisation fiscale par le passé. Alors n’attendez plus si vous êtes concerné par un contrôle fiscal en entreprise et contactez le Cabinet Sion Avocat !

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